Bei dem Begriff Lohnbuchhaltung wird oft zunächst nur an die Lohnauszahlung gedacht. Jedoch, dies beinhaltet noch viel mehr. Noch bevor es zu einer Auszahlung kommen kann, muss ein Lohnbuchhalter viele Vorbereitungen hierfür treffen. Zunächst werden die Personalstammdaten gepflegt und der Mitarbeiter als Arbeitskraft für das Unternehmen angemeldet. Bei der Erstellung der Gehaltsabrechnungen berechnet der Lohnbuchhalter die Beiträge für die Krankenkassen und reicht diese bei den jeweiligen Krankenkassen ein sowie die Lohnsteuer, welche an das zuständige Finanzamt abgeführt wird. Jedes Unternehmen sollte abhängig von seiner Größe entscheiden, ab wann es Sinn machen würde die Lohnbuchhaltung intern zu erledigen und fest in die Unternehmensstruktur zu integrieren.
Wie passt die Lohnbuchhaltung in die Unternehmensstruktur?
Ab einer gewissen Auftragsfrequenz sowie steigender Unternehmensgröße wird ein Unternehmen in mehrere Unternehmensbereiche aufgeteilt. Jedoch wird bereits ab dem ersten Tag durch eine genaue Aktenführung ersichtlich, dass die festen Bestandteile einer Unternehmensorganisation die Geschäftsleitung, ggf. ein Sekretariat und eine Buchhaltung sind. Die Buchhaltung wird erneut aufgegliedert in die Bereiche:
- die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung,
- die Anlagenbuchhaltung
- und in die Lohnbuchhaltung.
In der Lohnbuchhaltung werden, wie bereits oben erwähnt, sämtliche Sachverhalte bearbeitet, welche im unmittelbaren Zusammenhang mit der Entgeltzahlung stehen. Die Lohnbuchhaltung wird zum heutigen technischen Stand in den meisten Fällen elektronisch bzw. digital festgehalten und an das Finanzamt kommuniziert. Dies erledigt in der Regel eine Software, welche besonders in großen Unternehmen oft eine kostspielige Anschaffung sein kann. Jedoch gibt es auch günstigere Lösung, insbesondere für kleinere oder mittelständische Unternehmen. Auch die etwas günstigeren Varianten haben bereits komplexe Funktionen. Einige Anbieter haben sogar individuell anpassbare Softwaremodelle in ihrem Angebot, welche durch eine monatliche oder jährliche Zahlung genutzt werden können. Ein vielfältiges Angebot, welches für jedes Unternehmen etwas bereithält.
Die externe Lohnbuchhaltung- eine wichtige Entscheidung für jedes Unternehmen
Jedes Unternehmen sollte sich bereits in der Gründungsphase fragen, on die Lohnbuchhaltung innerhalb des Betriebs geführt werden kann oder ob ein externer Dienstleister hinzugezogen werden sollte. Die Frage von „Make or Buy“ sollte für jeden Bereich eines Geschäftsprozesses gestellt werden und hinsichtlich verschiedener Faktoren eine Entscheidung gefällt werden. Die Lohnbuchhaltung ist ein beliebter Geschäftsbereich für die externe Abwicklung. Kleine Unternehmen überlassen die Abwicklung der Gehaltsauszahlungen externen Profis und sparen sich dadurch die Personalkosten für einen zusätzlichen Mitarbeiter mit entsprechendem Know-How. Für jedes Unternehmen und jede Unternehmensgröße bieten sich gute Alternativen, für eine reibungslose Lohnbuchhaltung. Denn besonders in diesem Bereich sollte sorgfältig gearbeitet werden, um ein gutes Betriebsklima sowie genaue Aktenführung gewährleisten zu können.
